在日常工作中我们较常用的是纸质文件，这类文件通常日积月累，越来越多，多到占用太多空间，或搬迁时需要扔掉时，应该怎么规范处理呢？如果直接扔垃圾桶或卖给回收店，显然是不合适的，因为有些文件带有企业或客户的重要信息，一旦外泄可能会产生难以预料的后果。那么，应该如何规范化销毁处理呢？

纸质文件的处理方法：

1、继续保存：占用大量办公空间，管理不善易泄密。2、一般回收处理：安全性不高，泄露可能性大。

3、焚烧：销毁彻底，但不环保，需要寻找专门的场所，且在文件回收、转移过程中仍然可能会泄露。

4、制浆：销毁彻底，环保无污染，但需要专门的制浆设备，一次销毁量不大，成本较高。

5、粉碎：销毁彻底，环保、快速、销毁量大，是目前国际上流行的纸张文件销毁方法，但需要专门设备，一套完整的文件销毁管理及销毁流程。

纸质文件销毁原则：

1、合规原则：对于单位内部的秘密信息，则应遵循相关的行业规定与部门规定。

2、适中原则：平衡销毁成本和销毁效果，采用适中的销毁方式。比如，对于单位绝密信息，公司可在办公场所配备高保密碎纸机，可采用集中销毁，或外包给第三方委托销毁。

3、记录原则：单位应保留并管理销毁记录，证明哪些介质，在什么时间，由谁负责，在哪个场所，用什么方式销毁。这些记录必须可访问可追踪，并至少保存一年。

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